Assistant(e) de Programmes
Centre de santé communautaire
Hamilton, ON, Canada
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ASSISTANT(E) DE PROGRAMMES
Poste permanent et temps plein – 35 h / semaine
Lieu de travail : Hamilton
Échelle salariale annuelle : 38 070 $ – 45 867 $ 

Sous l’autorité de la direction des Services de santé primaire, l'assistant(e) de programmes accomplit les tâches administratives générales reliées à l’accueil de la clientèle et au soutien des professionnels du Centre de santé.

Responsabilités:

  •  Accueillir la clientèle du Centre de santé à la Réception : vérifier leurs coordonnées, inscrire les informations de base dans le système, avertir l’intervenant(e) de leur présence et effectuer les saisies de données requises pour les dossiers électroniques

  •  Accueillir la clientèle du Centre de santé par téléphone, répondre aux demandes de renseignements généraux, acheminer les appels aux intervenants ou prendre les messages

  •  Préparer les trousses d'information destinées aux clients

  •  Tenir à jour la liste des ressources disponibles à l'interne et dans la communauté

  •  Enregistrer les rendez-vous de la clientèle, tenir les dossiers de la clientèle à jour en collaboration avec la secrétaire médicale

  •  Recevoir, trier et diffuser le courrier; contrôler et transmettre les bordereaux de livraison; assurer les envois postaux ordinaires ou recommandés

  •  Classer les documents et assurer annuellement l'archivage des dossiers inactifs selon la procédure en vigueur

  •  Effectuer, au besoin, le rangement de l’espace de réception de la clientèle pour maintenir une salle d’attente accueillante

  •  Maintenir un stock suffisant de fournitures de bureau, en tenir l’inventaire et faire les commandes selon les procédures établies

  •  Participer à l’inventaire général des bureaux, entrepôts et espaces communs

  •  Participer au suivi de l’entretien de la fourgonnette (mise à jour du cartable et information aux intervenants de son indisponibilité le cas échéant)

  •  Fournir un soutien administratif aux équipes du centre de santé selon les directives de la direction du secteur

  •  Participer aux réunions du personnel et réunions de secteur

  •  Appuyer le travail de la secrétaire médicale et de la réceptionniste au besoin

  •  Toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la direction

 

Aptitudes, expérience et exigences spécifiques

  • Diplôme d’études secondaires
  • Cours de secrétariat ou d’informatique considéré comme un atout
  • Excellentes connaissances en informatique et maîtrise des technologies bureautiques, ci-inclus des dossiers médicaux électroniques
  • Expérience minimum de deux ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureau
  • Parler et écrire couramment le français et l’anglais
  • Excellente aptitude à la communication avec la clientèle de tous les âges et toutes origines, surtout avec les personnes âgées
  • Flexibilité pour travailler en soirée au besoin
  • Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
  • Capacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanément
  • Sens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisation
  • Respecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialité
  • Une preuve de vaccination contre la COVID-19 ( ou un billet médicale pour une exemption) sera demandée

 

Veuillez faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum Vitae en français ou en anglais.

Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

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Program Assistant
Permanent Full-time position-35 hours /week
Location: Hamilton
Annual Salary Range: $ 38, 070  –  $ 45, 867 

Under the authority of the Primary Health Services Director, the Program Assistant performs general administrative tasks related to the reception of clients and the support of the Centre de santé's professionals.

 

Responsibilities:

  • Greet Centre de santé's clients at the Reception Desk: verify their contact information, enter basic information into the system, notify the provider of their presence and complete the data entry required for electronic records

  • Greeting clients at the Centre de santé by telephone, answering general inquiries, routing calls to the provider or taking messages

  • Prepare information packages for clients

  •  Maintain a list of resources available in-house and in the community

  • Record client appointments, maintain client files in collaboration with the medical secretary

  • Receive, sort and distribute mail; control and transmit delivery slips; ensure regular and registered mailings

  • File documents and ensure the annual archiving of inactive files according to the procedure in effect

  • Tidy up the customer reception area as required to maintain a welcoming waiting room

  • Maintain an adequate supply of office supplies, maintain inventory and place orders according to established procedures

  • Participate in the general inventory of offices, storage and common areas

  •  Participate in the follow-up of the maintenance of the van (update the binder and inform stakeholders of its unavailability when necessary)

  • Provide administrative support to the Centre de santé's teams as directed by the sector management

  • Participate in staff meetings and sector meetings

  • Support the work of the medical secretary and receptionist as required

  • Any other related duties as deemed necessary by management

     

Education, Experience and Specific Requirements:

  • High school diploma
  • Secretarial or IT courses considered an asset
  • Excellent knowledge of IT and office related technologies, including electronic medical records
  • Minimum two years' experience in a customer service and office work environment
  • Speak and write fluently in French and English
  • Excellent communication skills with clients of all ages and backgrounds, especially with senior populations
  • Knowledge of oral health issues in community settings
  • Flexibility to work evenings on an as needed basis
  • Ability to work independently and as part of a team
  • Ability to adapt and manage time conflicting priorities
  • Strong problem-solving and organizational skills
  • Ability to respect confidentiality, related policies and legislation
  • Proof of vaccination against COVID-19 (or a medical ticket for exemption) will be requested

 

Please send us your cover letter and resume in French or English.

The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.

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